Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter der ROTONDA Inkasso GmbH, deren Lieferanten, Dienstleister sowie sonstige Erfüllungsgehilfen.

 

1. Korruptionsbekämpfung

Korruption beschreibt jede Form des Missbrauchs anvertrauter Autorität für private Vorteile. Korruption schließt, ohne sich darauf zu beschränken, auch Bestechung mit ein. Bestechung beschreibt das direkte oder indirekte Anbieten, Versprechen, Gewähren, Entgegennehmen oder Fördern von Wertgegenständen gegenüber einer Person oder Einrichtung in der Absicht, sich auf korrupte oder unzulässige Weise einen geschäftlichen Vorteil zu verschaffen oder zu erhalten.

 

Leitlinie

Es ist unseren Mitarbeitern strengstens untersagt, jemandem direkt oder indirekt Bestechungsgelder anzubieten, zu versprechen, zu gewähren oder zu genehmigen, um eine Geschäftsentscheidung unzulässig zu beeinflussen. Wir verbieten unseren Mitarbeitern außerdem, gleich unter welchen Umständen, Bestechungsgelder oder auch Sachgüter anzunehmen. Sofern bei einem Vorgang Korruptionsverdacht besteht, ist dieser unverzüglich der Geschäftsleitung zu melden. Diese wird sodann über weitere Maßnahmen entscheiden.

 

Ziele

Unser Ziel ist es, jeden Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, Bestechungs- und Korruptionsversuche, die ihnen bei ihrer täglichen Arbeit begegnen könnten, zu erkennen, zu vermeiden und in der richtigen Weise damit umzugehen.

Um dies zu gewährleisten werden sie jährlich umfassend zum Thema Korruptionsbekämpfung geschult.

Auch von unseren Geschäftspartnern erwarten wir hohe Standards ethischen Verhaltens und die Einhaltung aller anwendbaren Gesetze gegen Bestechung und Korruption. Daher werden wir nur mit Geschäftspartnern zusammenarbeiten, die in der Lage und bereit sind, diese Richtlinie gegen Bestechung und Korruption und die bestehenden Gesetze gegen Bestechung und Korruption einzuhalten.

 

Konsequenzen bei Verstößen

Gegen Mitarbeiter, die gegen diese Leitlinie verstoßen, können Disziplinarmaßnahmen verhängt werden, die bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses reichen. Darüber hinaus können Mitarbeiter persönlich für Bestechung oder Verstöße gegen die Gesetze gegen Bestechung und Korruption haftbar gemacht werden.

 

2. Geldwäsche

Unter Geldwäsche versteht man die Verschleierung der wahren Herkunft von illegal erzielten Einnahmen. Diese illegalen Einnahmen werden bei der „Wäsche“ in den legalen Wirtschafts- und Finanzkreislauf eingeführt. Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen können dadurch unwissentlich zum Werkzeug von Straftätern werden. Aus diesem Grund verlangt das Geldwäschegesetz auch von Rechtsdienstleistungsunternehmen bestimmte Sorgfaltspflichten im Umgang mit Kunden und verpflichtet diese zu betriebsinternen Sicherungsmaßnahmen.

 

Leitlinie

Liegt ein Verdacht auf ungewöhnliche und auffällige Geschäfte oder Transaktionen vor, ist durch die Mitarbeiter eine eingehende Prüfung im Hinblick auf das Vorliegen von Verstößen im Sinne der Gesetze und Regulierungen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung durchzuführen. Sofern einer unserer Mitarbeiter einen geldwäscherechtlich relevanten Vorgang geprüft und als solchen identifiziert hat, ist dieser unverzüglich der Geschäftsleitung zu melden. Diese prüft sodann, ob eine Verdachtsmeldung gegenüber der zuständigen Stelle zu erfolgen hat, um Maßnahmen zur Geldwäscheprävention einzuleiten. Eine Geldwäscheverdachtsmeldung wird erforderlichenfalls unverzüglich versandt.

 

Ziele

Unser Ziel ist es, insbesondere unsere Mitarbeiter, denen Verstöße gegen das Geldwäschegesetz in ihrer täglichen Arbeit begegnen könnten, gegenüber Geldwäschedelikten zu sensibilisieren. Um dies zu gewährleisten werden sie jährlich umfassend zum Thema Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung geschult.

 

Konsequenzen bei Verstößen

Gegen Mitarbeiter, die gegen diese Leitlinie verstoßen, können Disziplinarmaßnahmen verhängt werden, die bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses reichen.

 

3. Verantwortungsvolles Informationsmanagement / Datenschutz

Das Informationsmangement befasst sich mit technischen und organisatorischen Maßnahmen, die Daten in Systemen von Unternehmen schützen sollen. Dabei soll vor allem die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität von Daten sichergestellt werden. Vertrauliche Informationen oder Geschäftsgeheimnisse, von denen einige nicht öffentliche Informationen darstellen können, unterliegen einem besonderen Schutz. Sie dürfen nur in Ausnahmefällen und dann ausschließlich zu dem Zweck verwendet werden, für den sie zur Verfügung gestellt wurden. Sie dürfen nur weitergegeben werden, nachdem ein legitimer Grund für deren Kenntnis beim Empfänger festgestellt wurde („Need-to-know“-Prinzip); in Fällen der Weitergabe an Dritte sind diese in gleicher Weise zur Geheimhaltung zu verpflichten. Dies gilt auch für die Weitergabe dieser Informationen innerhalb des Unternehmens. Wir legen besonderen Wert auf die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und die Integrität von allen personenbezogenen und unternehmensinternen Daten während unserer gesamten Geschäftsprozesse.

 

Leitlinie

Die internen Richtlinien zur Einhaltung der Sicherheitsanforderungen (Information Security Policy) und der Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Umsetzung und Einhaltung der Sicherheit im Sinne von Artikel 32 Abs. 1 über den Gebrauch, den Zugriff auf und die Sicherheit von Software und Informationstechnologie im Sinne der DSGVO sind allen Mitarbeitern bekannt und werden entsprechend beachtet.

Diese Richtlinien werden jährlich auf Aktualität überprüft und erforderlichenfalls ergänzt.

 

Ziele

Unser Ziel ist es, dass alle unsere Mitarbeiter stets in der Lage sind, sicher mit sensiblen Daten und Informationen umzugehen.

Um dies zu gewährleisten werden sie jährlich umfassend zum Thema Datenschutz und Informationssicherheit geschult.
Durch Geheimhaltungsvereinbarungen mit unseren Mitarbeitern stellen wir sicher, dass alle arbeitsbezogenen Informationen über das Vertragsverhältnis und Vertragsinhalte unbefristet geheim gehalten werden. Die Sicherstellung geht auch über das Ende eines Beschäftigungsverhältnisses hinaus.

 

Konsequenzen bei Verstößen

Gegen Mitarbeiter, die gegen diese Leitlinie verstoßen, können Disziplinarmaßnahmen verhängt werden, die bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses reichen und kann darüber hinaus strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

 

4. Wettbewerbswidrige Praktiken

Wettbewerbswidrige Praktiken sind Geschäftspraktiken, die den Wettbewerb auf einem Markt verhindern oder einschränken. Um wettbewerbswidrige Praktiken zu verhindern haben sich die Inkassounternehmen des BDIU auf verständliche und nachprüfbare Regeln, für den Einzug von Forderungen, verständigt und im Code of Conduct, dem Verhaltenskodex für faires Forderungsmanagement, fixiert. Wir als ROTONDA Inkasso GmbH haben uns zur Einhaltung der Regeln des Code of Conduct verpflichtet.

 

Leitlinie

Die Einhaltung des Wettbewerbsrecht liegt in der Verantwortung eines jeden Mitarbeiters. Es ist den Mitarbeitern untersagt, sich an Praktiken zu beteiligen, die gegen das Wettbewerbsrecht verstoßen.

 

Ziele

Unser Ziel ist es zu gewährleisten, dass sich alle unsere Mitarbeiter stets fair im Einklang mit den nationalen und internationalen Wettbewerbsgesetzen verhalten. Um dies zu gewährleisten stellen wir den Mitarbeitern den Code of Conduct, regelmäßig in der aktuellsten Fassung, zur Verfügung und überprüfen die Einhaltung dieser Regeln.

Konsequenzen bei Verstößen

Gegen Mitarbeiter, die gegen diese Leitlinie verstoßen, können Disziplinarmaßnahmen verhängt werden, die bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses reichen.

 

Überprüfung der Richtlinie

Wir verpflichten uns, die Umsetzung dieser Ethikrichtlinie regelmäßig, mindestens einmal jährlich, zu überprüfen. Die Ergebnisse der Überprüfung werden dokumentiert und im Rahmen des Nachhaltigkeitsrankings von Eco Vadis bewertet.

Köln, 01.06.2023
ROTONDA Inkasso GmbH

Hans Neuburg (Geschäftsführer)